GDPR | SOTE – Ohjeet ja sopimus tietosuojasta vastaavalle – käytännön työ haltuun selkeällä roolilla ja ohjeilla
Mikä tämä asiakirja on?
Yrityksessä täytyy olla nimetty henkilö, joka vastaa tietosuojan toteutumisesta.
Rooli voi olla virallinen tietosuojavastaava (DPO) tai muu vastuuhenkilö – mutta vastuu ei saa jäädä jakamattomaksi tai epäselväksi.
Tämä asiakirja kokoaa:
sopimuksen henkilön nimeämisestä
tehtäväkuvauksen – mitä rooliin kuuluu ja mitä ei
selkeät toimintaohjeet käytännön tilanteisiin
Asiakirja toimii sekä yrityksen sisällä että ulospäin, kun pitää osoittaa, että tietosuoja ei ole kenen tahansa, vaan jonkun vastuulla.
💡 Milloin tarvitaan virallinen tietosuojavastaava (DPO)?
Kaikilla yrityksillä ei ole pakko nimetä virallista tietosuojavastaavaa, mutta joissain tilanteissa se on lakisääteinen velvollisuus.
Jos DPO ei ole pakollinen, tietosuojavastuu voidaan hoitaa muulla tavoin – esimerkiksi nimeämällä tietosuojasta vastaava henkilö.📎 Lue lisää:
Pitääkö yritykselläsi olla tietosuojavastaava – vai tietosuojasta vastaava henkilö?
Kenelle se on pakollinen tai suositeltava?
Tämä asiakirja sopii kaikille organisaatioille, jotka haluavat varmistaa, että tietosuojavastuut on hoidettu fiksusti ja dokumentoidusti.
Erityisen tärkeä se on:
yrityksille, joilla on virallinen DPO
yrityksille, jotka nimittävät tietosuojasta vastaavan henkilön ilman virallista DPO:ta
kaikille, jotka haluavat osoittaa, että tietosuoja ei jää arjessa hoitamatta
Mitä hyötyä siitä on?
- ✅ Vastuuhenkilö tietää, mitä häneltä odotetaan
- ✅ Työnjako on selkeä ja dokumentoitu
- ✅ Tarkastuksissa tai reklamaatioissa voidaan osoittaa, kuka vastaa
- ✅ Asiakkaiden ja kumppaneiden luottamus vahvistuu
- ✅ Osoitusvelvollisuus täyttyy
Mitä seuraa, jos tämä puuttuu?
Tietosuoja voi jäädä kaikkien – ja ei kenenkään – vastuulle
Roolin epäselvyys aiheuttaa virheitä tai viivettä
Reklamaatiotilanteissa ei ole näyttöä vastuunkannosta
Viranomaiselle ei pystytä osoittamaan työnjakoa
📎 Pelkkä nimitys ei riitä – roolin sisältö ja ohjeistus pitää pystyä näyttämään toteen.
Miten tämä hoidetaan Easy GDPR Docs -palvelussa?
Saat valmiin, käytännönläheisen asiakirjakokonaisuuden:
sopimuspohja DPO:lle tai tietosuojasta vastaavalle henkilölle
tehtäväkuvaus ja toimintaohjeet, jotka on helppo ottaa käyttöön
työkalu, joka toimii myös viranomaistilanteissa ja osana sisäistä ohjeistusta
Linkit ja lisätieto
📎 [Osoitusvelvollisuus – mitä se tarkoittaa?]
📎 [Tietosuojavaltuutetun ohje DPO:n roolista]
📎 [Tietosuojaselosteet – informoi oikein, täytä vaatimukset]
📎 [Pitääkö yritykselläsi olla tietosuojavastaava – vai tietosuojasta vastaava henkilö?]