GDPR | SOTE – Tietoturvaohjeet henkilöstölle – näin vältät tietovuodot ja virheet arjessa
Mikä tämä asiakirja on?
Tietoturva ei ole vain järjestelmäkysymys – se on ihmisten tekemistä.
Työntekijät käyttävät päivittäin asiakastietoja, sähköpostia, puhelinta, tietokoneita ja pilvipalveluja. Pienikin virhe voi aiheuttaa tietovuodon tai jopa viranomaisilmoituksen tarpeen.
Henkilöstön tietoturvaohjeet ovat kirjalliset ja käytännönläheiset ohjeet, jotka kertovat, miten toimia arkisissa tilanteissa:
salasanojen, laitteiden ja ohjelmistojen käytössä
sähköpostien, asiakastietojen ja tiedostojen käsittelyssä
etätyössä ja julkisissa verkoissa
tietoturvaloukkaustilanteissa
Viranomaiset suosittelevat ns. monitasoista tietosuojaselostetta – tämä tarkoittaa, että eri kohderyhmille (esim. asiakkaat, työntekijät, kumppanit) laaditaan erilliset selosteet, jotka on helppo ymmärtää ja käyttää.
Lue lisää: Monitasoinen tietosuojaseloste – fiksumpi tapa kertoa olennaiset asiat
Kenelle se on pakollinen tai suositeltava?
Tietosuojalaki edellyttää, että työnantaja ohjeistaa henkilöstönsä tietoturva-asioissa.
Ilman ohjeita työntekijä ei voi tietää, mitä häneltä odotetaan – eikä yritys voi osoittaa hoitaneensa velvoitteet.
Ohjeet ovat erityisen tärkeitä:
mikro- ja pienyrityksissä ilman omaa IT-tukea
asiakaspalvelu- ja hoiva-aloilla, joissa käsitellään jatkuvasti henkilötietoja
etätyössä tai kumppaniverkostoissa toimivilla
kaikilla, jotka käyttävät yrityksen laitteita tai sähköpostia
Mitä hyötyä siitä on?
Ehkäisee vahinkoja ja tietovuotoja
Tekee tietoturvasta osan arjen työrutiineja
Auttaa perehdytyksessä ja ohjeistuksessa
Toimii näyttönä viranomaisille velvoitteiden hoitamisesta
Mitä seuraa, jos tämä puuttuu?
Työntekijä ei tiedä, miten toimia oikein
Yritys ei voi osoittaa ohjeistaneensa henkilöstöä
Vahingot voivat johtaa tietoturvaloukkaukseen ja ilmoitusvelvollisuuteen
Ohjeet eivät suojaa, jos niitä ei ole oikeasti jaettu tai ymmärretty
📎 Pelkkä mallipohja ei riitä – ohjeiden on oltava aidosti käytössä ja henkilöstön saatavilla.
Miten tämä hoidetaan Easy GDPR Docs -palvelussa?
Easy GDPR Docs -palvelussa saat valmiin, selkeästi kirjoitetun henkilöstön tietoturvaohjeistuksen, joka on:
suoraan jaettavissa työntekijöille
helposti ymmärrettävä ja käytännönläheinen
osa tietoturvasuunnitelman kokonaisuutta
päivitettävissä organisaation tarpeiden mukaan
👉 Tutustu koko palveluun tästä
Linkit ja lisätieto
📎 [Tietoturvasuunnitelma – tietosuojasi kivijalka]
📎 [Osoitusvelvollisuus – mitä se tarkoittaa?]
📎 [Tietosuojavaltuutetun ohjeistus tietoturvaloukkauksista]
📎 [Työsuojelulain ohjeistus työnantajan velvollisuuksista]