GDPR | SOTE – Seloste käsittelytoimista – tiivistelmä yrityksesi henkilötietojen käsittelystä
Mikä tämä asiakirja on?
Seloste käsittelytoimista on asiakirja, jossa kuvataan tiiviisti, miten organisaatio käsittelee henkilötietoja.
Se toimii myös sisäisenä työkaluna, joka auttaa jäsentämään vastuita ja hahmottamaan tietosuojan kokonaisuuden arjen tasolla.
Lue lisää: tietosuoja.fi/seloste-kasittelytoimista
GDPR:n mukaan seloste on osa osoitusvelvollisuutta, ja erityisesti viranomaiset voivat pyytää sen nähtäväksi tarkastuksissa tai valvontatilanteissa.
Huom. Seloste ei korvaa tietosuojaselostetta – se on sisäinen hallinnan väline, ei julkinen informointiasiakirja.
Kenelle se on pakollinen tai suositeltava?
GDPR:n mukaan seloste käsittelytoimista on pakollinen, jos:
organisaatiossa on yli 250 työntekijää
henkilötietojen käsittely ei ole satunnaista
käsitellään erityisiä tietoryhmiä (esim. terveystietoja)
käsittely voi aiheuttaa riskejä rekisteröityjen oikeuksille
Käytännössä seloste on tarpeen lähes kaikille pienyrityksille, koska henkilötietojen käsittely on toistuvaa ja usein myös arkaluonteista – esim. asiakasrekisterit, työntekijätiedot ja markkinointilistat.
Mitä hyötyä siitä on?
Valmius tarkastuksiin: Seloste osoittaa viranomaiselle, että rekisterinpitäjän vastuut on tunnistettu
Selkeyttää omaa toimintaa: Auttaa ymmärtämään, mitä tietoja käsitellään ja miksi
Tukee muuta dokumentointia: Toimii perustana tietosuojaselosteille, sopimuksille ja muille asiakirjoille
Vahvistaa vastuullisuutta: Antaa ammattimaisen ja läpinäkyvän kuvan yrityksestä
Mitä seuraa, jos tämä puuttuu?
Ilman asianmukaista tietosuojaselostetta:
- Viranomainen voi määrätä tarkennuksia tai seuraamuksia osoitusvelvollisuuden laiminlyönnistä
- Yrityksen sisäinen ymmärrys tietosuojasta jää heikoksi
- Muiden asiakirjojen (esim. tietosuojaselosteiden) laatiminen vaikeutuu ilman pohjatietoa
- Yrityksen tietosuojakäytännöt voivat vaikuttaa epäselviltä kumppaneiden tai asiakkaiden silmissä
Miten tämä hoidetaan Easy GDPR Docs -palvelussa?
Saat valmiin, selkeästi kirjoitetun ja viranomaiskäyttöön soveltuvan selosteen käsittelytoimista osana Easy GDPR Docs -pakettia.
Asiakirja sisältää:
kaikki GDPR:n edellyttämät tiedot
muokattavan pohjan, joka täytetään organisaatiosi toiminnan mukaan
ohjeet, joiden avulla ymmärrät selosteen merkityksen osana osoitusvelvollisuutta
Tutustu koko palveluun tästä
Linkit ja lisätieto
📎 [Osoitusvelvollisuus – mitä se tarkoittaa?]
📎 [Tietosuojaselosteet – informoi oikein, täytä vaatimukset]
📎 [Tietosuojavaltuutetun ohje selosteesta käsittelytoimista]