Tietosuojaselosteet – informoi oikein, täytä vaatimukset
Mikä tämä asiakirja on?
Tietosuojaseloste kertoo rekisteröidylle (esim. asiakkaalle, työntekijälle tai kumppanille), mitä henkilötietoja kerätään, mihin niitä käytetään ja miten niitä suojataan.
Se on olennainen osa yrityksen tietosuojakäytäntöjä ja osoitus vastuullisesta toiminnasta – ei pelkkä muodollisuus.
GDPR edellyttää, että rekisteröity saa selkeän ja ymmärrettävän kuvan siitä, miten juuri hänen tietojaan käsitellään – ilman informaatioähkyä. Siksi yksi geneerinen teksti ei yleensä riitä.
Viranomaiset suosittelevat ns. monitasoista tietosuojaselostetta – tämä tarkoittaa, että eri kohderyhmille (esim. asiakkaat, työntekijät, kumppanit) laaditaan erilliset selosteet, jotka on helppo ymmärtää ja käyttää.
Lue lisää: Monitasoinen tietosuojaseloste – fiksumpi tapa kertoa olennaiset asiat
Kenelle se on pakollinen tai suositeltava?
Tietosuojaseloste on pakollinen kaikille organisaatioille ja elinkeinonharjoittajille, jotka käsittelevät henkilötietoja – mukaan lukien toiminimet, avoimet yhtiöt, kommandiittiyhtiöt, osakeyhtiöt, yhdistykset, säätiöt ja julkiset toimijat.
Seloste on annettava nähtäväksi kaikille rekisteröidyille, joiden tietoja kerätään ja käsitellään – esimerkiksi asiakkaille, työntekijöille ja yhteistyökumppaneille.
Mitä hyötyä siitä on?
- Avoimuus lisää asiakkaan luottamusta
- Seloste toimii yrityksen oman toiminnan muistilistana
- Se on välttämätön asiakirja tarjouskilpailuissa ja kumppanuusneuvotteluissa
- Tukee osoitusvelvollisuuden täyttymistä viranomaisissa
Mitä seuraa, jos tämä puuttuu?
Ilman asianmukaista tietosuojaselostetta:
- Yritykselläsi on riski hallinnollisiin seuraamuksiin (GDPR-rikkomus)
- Rekisteröidyt eivät saa lain edellyttämää tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- Yrityksesi uskottavuus voi kärsiä – etenkin silloin, kun asiakkaat tai kumppanit tarkistavat tietosuojakäytäntösi
Miten tämä hoidetaan Easy GDPR Docs -palvelussa?
Ilman asianmukaista tietosuojaselostetta:
- Yritykselläsi on riski hallinnollisiin seuraamuksiin (GDPR-rikkomus)
- Rekisteröidyt eivät saa lain edellyttämää tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- Yrityksesi uskottavuus voi kärsiä – etenkin silloin, kun asiakkaat tai kumppanit tarkistavat tietosuojakäytäntösi
Linkit ja lisätieto
Otsikoiden lisäksi kuvaosiot ovat oiva keino, jolla jakaa sisältö oikeisiin paikkoihin. Blogitekstisi pääosiot voi erottaa toisistaan kuvilla, jotka liittyvät kirjoituksen aiheeseen.
Voit korostaa lainaamiasi lähteitä.
Tästä tekstisi alkaa. Voit klikata tästä ja alkaa kirjoittamaan. Sed ut perspiciatis unde omnis iste natus error sit voluptatem accusantium doloremque laudantium totam rem aperiam eaque ipsa quae ab illo inventore veritatis et.